企業主必備「優化時間」的Google行事曆技巧
2020新的一年大家都有新的計劃及想法，有減肥的、有學習、有旅遊的、有公益的、有健身的、有升遷的、有跳槽的…，但我想企業主應該還是「盈利第一」，畢竟偉大的夢想，需要資源去實踐。
而通常越辦不到的事，就越會列入計畫當中，而通常越是要來計畫的事，越是無法如期完成的事，有時不是意志力的問題，也不是懶不懶惰的關係，這是人與生俱來的「惰性&天性」。
大多數人都會挑自己「喜歡&擅長」的事來做，而不是「應該」的事來做，包括企業主也是，我看過一個想創業但無法創業的「準老闆」，自己一個人完全具有接案及服務的能力，也因為業務能力強，所以每年營業額平均都有個400萬，但令人不可思議的是，他長期處於「負債」的狀態，「意外」賠掉的錢，讓他至今還是當不成老闆。
最大的問題就是他不願意做「應該做的事」，像是時間管理、財務控管、風險預估，所以「總是」意外連連。像這位仁兄老不願意正視自己「時間管理」的問題，而導致延遲出貨、無法如期交貨，少則賠個3、5萬，多則賠個20幾萬。錢總是左手進、右手出，挖東牆、補西牆，自己的行程搞的亂七八糟，總在處理眼前問題，最後不幸地陷入怨天尤人的惡性循環。
這些問題其實我也曾遭遇過，只是幸運地我身處的行業，讓我看到很多的個案及處在不斷學習的環境，好讓我可以在失控前懸崖勒馬，讓創業的學費少繳一點，也慢慢體會到經營管理不是只有靠「宏大的願景」、「激情的夢想」，而是謹慎的把每一件小事做好。所以在2020年一開始，跟大家分享「優化時間」的Google行事曆技巧。
【一、Google行事曆】
坦白說這個方法我抗拒了應該有三年，一開始是事情沒那麼多，所以不想用，就手寫在小本的行事曆上，但後來事情越來越多後，我還是不願意用，總覺得很麻煩，而且手寫行事曆，讓我有種「忙碌」感覺，但這種忙碌感，導致我經常搞不清楚下個行程及代辦事項，搞得同仁都快變成我的秘書，也影響了工作效率。
直到前年六月開始，案子及事情成長了快一倍，我不得不接受同仁的建議，開始使用Google行事曆，雖然一開始超級不習慣，但後來真心覺得相當方便，可以把時間、地點、時數、內容…等細節記錄下來外，還可以透過不同顏色區隔事情的輕重緩急，以打開app就一目瞭然，不用老是翻紙本行事曆。而且電腦及手機都可「同步」，真的幫助我不用心煩氣躁的想搞清楚接下來的行程是何時&在哪裡。
【二、確定好事情後立刻記錄下來】
使用Google行事曆時，如果再搭配「立刻記錄」這個小技巧，很快就會感受到立竿見影的效果。其實很多種行事曆類型都可以使用，但經常確定好事情後，先寫在便利貼上或等一下再開手機記錄，但通常只要等一下後就很容易忘記，尤其是事情多又雜的企業主。
所以「立刻記錄」是我後來逼自己使用的小技巧，只要確定時間的當下，我就強迫自己「立刻」記錄下來，好處是可以馬上知道有沒有「強碰」其他行程，也可以清楚知道哪一天是有空檔的時間，以便安排前後的行程。
再者，如果有地址及其他細節，也要立刻輸入，之前經常懶惰想說要去時再查Google Map就好，但通常事情一多，行程一緊湊，就會搞得自己焦頭爛額，甚至在連續的行程中，發生丟三落四的情況，讓客戶的印象不佳。
【三、使用顏色分類輕重緩急】
Google行事曆中我覺得最喜歡的一種功能就是「顏色分類」，過去我手寫行事曆也會用不同顏色來寫行程，寫完後看起來是瞞過癮的，但事實上麻煩又浪費時間，而且行程有變更時，在那邊塗塗改改，版面不美觀外，還會看錯行程。
而在Google行事曆上可以用「顏色分類」來釐清事情的輕重緩急，像是我的紅色就是最重要的「企業課程」；綠色就是第二重要的「公司事務」；藍色就是第三重要的「EMBA課程」；黃色就是屬於「個人事務」；其他的還有灰色是節日（因為時常忘記哪天有放假）、淺藍色是員工旅行。
當然目前的事務不只這些，還有公司會議、廠商會議、課程提案準備、課前準備、每周專欄、論文撰寫、新書寫作…等例行性不用出門的事務沒有記錄上去，這些則是記錄在紙本的行事曆及Check List上，要是把所有事情都在記錄在Google行事曆上，恐怕就成了大花牆，眼花撩亂反而會讓我不想使用。
馬雲說：「阿里巴巴是一個三流idea，一流執行力的企業」，雖然計畫或想法固然重要，但執行力更重要！而強化執行力不是像無頭蒼蠅一樣亂做，而是要「優化你的時間」，避免浪費時間在瑣事及雜事上，方能下好企業的下一步棋。
來源：經濟部中小企業創新服務計畫專欄
作者：心惢文創總經理 蔡緯昱
