一夕間熱蒐20萬筆的爆紅「開山里」
幫企業主把錢留住的「內控」原則
相信7月9日你應該有收到一則：「您所在區域（開山里）有本土登革熱疫情，請做好防蚊措施，主動清除室內外積水容器巡查，有發燒、頭痛、關節痛、紅疹等，請儘速就醫接受NS1快篩。台南市政府、疾管署關心您」。
接著網友一片KUSO，把「開山里」推上Google熱搜第一名，全台民眾查了半天，起因是疾管署原本只想通知台南市中西區開山里，周圍395公尺的居民注意防疫，沒想到將公尺打成公里（記者會上表示是程式碼跑掉），誤傳到全國2,300萬人的手機裡。
雖然一通簡訊讓「開山里」聞名全台，但上千萬的簡訊費，是不是就這樣全民買單？雖然主管機關表示這是公益性質的免費的細胞廣播系統，不過重點是提醒了企業主，是否該做好「內控」以避免不必要的重大損失。
很多人常覺得「內控」只有那些上市上櫃公司才有能力可以去做，微中小企業連下一筆訂單都要擔心了，還管什麼內控不內控啊!但不可否認，我看過不少微中小企業就是沒有基本「內控」觀念才導致公司走向衰敗或倒閉。「內控」其實不是什麼大科技，或大策略，而是最基本的「風險預防」概念。
雖然微中小型企業沒有較多的資金及人力，去做全面性內控或稽核機制，但其實不用畫地自限，在有限的資源與人力下，還是可以注意及落實幾個「內控」原則：
【一、工作職務內容應權責分明】
清楚定義每件工作的內容及範疇，像是我遇過一些業務專員的工作事項是「開發新顧客、與顧客連繫、解決顧客問題、前3個月服務客戶」，而業務經理則是「向顧客提案、與顧客簽約、解決顧客深度問題」。
乍看起來好像差不多，但實際上業務專員是不能向新顧客提案及簽約，只能在開發上及一般問題排除上的連繫，而業務經理則是不能收取款項及做後續的服務，僅能就解決難度較高的問題時，才能與客戶有更多的互動，而最終的顧客服務在簽約三個月後，將轉由客服人員做長期的服務，可以說是一位客戶有三種不同的職務去服務。
雖然看似繁瑣，但其實都有「內控」的概念在其中，專員不能私自提案及簽約，避免準客戶被經驗不足的專員給搞砸，而經理不能收取款項及長時間服務顧客，是避免有收回扣及離職後把客戶帶走的風險。
這種定義工作職務內容及權責的方式，基本上是不用花錢的，只是需要企業主多花些時間，以書面文字方式訂定每一職位的工作內容、範疇及權責範圍，如此就會較容易知道，出錯時是哪個環節上出了狀況，好能快速控制及解決問題。
【二、財務與會計可分開作業】
簡單說就是：「管錢的不管帳，管帳的不管錢」，這樣才能互相牽制，防止內部舞弊的問題發生。若一人手握所有財政大權，導致無人可以監督及預防，加上企業主一忙，那就很有機會施展「五鬼搬運大法」，之前新聞就有一個案例，一位會計監守自盜，涉嫌挪用公司公款2.3億購買800多個名牌包，後來被判4年8個月，並需賠償1.7億還給公司。
若微中小企業人力吃緊，則可將其一職責交由自己或可信賴之同仁來負責，並且定期由自己或會計師就內帳部分進行稽核，以達到「內控」效果。
【三、貨品數量的盤點】
多數企業都會有原料、半成品、成品等庫存，就算企業主忙碌，也要多請員工去盤點出數量來。「數字」一直以來都是企業管理的「根本」，從進貨、銷貨、營業額到網站後台都是看數字來評估績效的，所以隨時掌握「數字」，就可以很快的知道企業的問題在哪。
只要有人問我：「這個生意可不可以做時？」我都會從各方面的數字下手，像是「你粗估進貨成本占定價的幾成?」、「你可以拿到多便宜的成本價? ivermectin treatment mange dogs 」、「所在的區域同性質的公司有幾家?」、「目標客群有多少?」、「一般這個行業的毛利率有多少?」
企業經營管理不是靠感覺，而是講數字的科學，數字能反映大多數的狀況，所以經常性的掌握商品的數量，並核對帳目，多少可以確保企業資產的安全，不是要每天核對到多精準，而是這個動作，可以讓員工知道你有在做「內控」，以起到監督的作用。
其實還有包括人力管理、作業管理上的監督，但微中小企業主的雜事本來就很多，人力不足是常態，「挖東牆補西牆」的狀況是三天兩頭就上演，我常跟一些新創業者說：「創業經營講究冷靜理性，而不是血脈噴張的激昂情緒」，越能冷靜地看待眼前的問題，就越能降低企業出錯的機率。
重點不在於整天埋怨資源有多不夠，而是如何將手上有限的資源發揮到最大效應，並將結果保留下來，套一句王永慶的名言：「你賺的一塊錢不是你的一塊錢，你存的一塊錢才是你的一塊錢」，落實「內控」概念，才不會讓賺來的錢，在無形中給流逝了。
來源：經濟部中小企業創新服務計畫專欄
作者：心惢文創總經理 蔡緯昱
