職場圖解力01、用清單思考開始掌握人生

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二、圖解思考的起點:清單思考法

完整圖文專欄請看這

1、你是否…

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在工作時遇上大大小小專案,你總是依賴自己的感覺或記憶做事嗎?
當新人問你「要企劃一個新營隊要如何做?」時
你在腦中摸索過往的經驗,然後篩選出關鍵步驟並排出順序,最後回覆對方
這過程看似還OK,但其實是個超沒效率且容易出錯的方法.

讓我們切換個場景,當我們來到家樂福、全聯等大賣場購物時,你是否會事前思考購物清單,還是就到現場隨性發揮,然後結帳時才赫然發現「怎麼買了那麼多的東西?」,更慘的是回到家裡,才驚覺原本要買的東西,竟然都沒買到!?

日常資訊爆炸湧現,總感到滿滿焦慮,但一旦提到輸出時,光想到要寫篇文章、心得、簡報或是知識卡片,又一個頭兩個大地充滿障礙?

 

2、新的啟發

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我推薦大家可以參考高效人生的清單整理術這本書,裡頭提到解決生產力低落、工作效率差、資訊焦慮等問題,CP值最高的方法就是列清單(這句是我自己加的≥≤)!

至於列什麼清單呢?

根據本書作者分享以及我個人的經驗,我推薦從以下四個面向著手.

分別是:

(1)待辦清單:在工作上列待辦清單我們很常做,但你會針對自己的專業、專案列出新手、初學者必須要做的是、應該掌握的知識有哪些嗎?相信我列得出來並讓其他人看懂且好用,你隨著時間累積的經驗才會真的有效的積累喔!

(2)檢核清單:你可以列出一項主題知識、技能達到理想狀態的指標、原則,以及建議步驟有哪些,這點不僅對於講師、教學者是相當關鍵的底蘊,身為每一位職場工作者而言,透過檢核清單能幫助我們拆解成功,將成功的提案、簡報、企劃書、活動執行、醫療診對、工程、教學等專案,有效萃取成清單指標,下一回才有可能複製成功,甚至進步.

(3)問題清單:所謂的專家就是能解決特定問題的人,收集夠多問題並進行分類,是讓你快速學習的關鍵鑰匙,無論是職場還是生活中的大小問題,搜集問題思考解方,這點是我自己在閱讀學習上最愛的方法之一.

(4)資源清單:針對主題書籍、網站、相關大神、工具資源等,整理相關的資源分享,是我覺得最簡單的【輸出】.

後來作者里佐更創立了「清單製作人」網站,大力推廣使用「清單式思考」來提高生產力,幫助更多人取得成功同時又減輕壓力。

 

三、工具方法

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在知道清單的好處與分類,那麼讓我們來看看,「如何製作一份清單?」

這裡我整理了四大步驟給大家參考.

1、寫下來:

看起來像廢話,但你不寫下來,只是一昧地瀏覽資訊、截圖拍照儲存在手機中,這些資訊都無法為你所用.

2、做分類:

比如購物清單,我們就可以拆分為烹飪、日用品、點心、文具、娛樂等類別,當然這是我們家的分類,你可以設計自己的版本.

3、整理+排列:

最好分類後我們就能做更多得「加工處理」啦!比如依照應用屬性設計為檢核、待辦、問題或資源清單,甚至依照自己的經驗可以做排行(前五個順序必做的筆記)、精選(十大推薦筆記模板等).

4、應用+更新:

清單並非一次完成就結束了,而是透過這些清單如同攻略般,幫我們完成一關又一關的挑戰,也在每一次的破關解鎖更新更多的新知、方法.

至於如何結合數位工具來做有效更新整理,我自己則是會搭配Notion等數位軟體,建好清單把未來所接收的資訊,有效整合、更新在你自己的知識體系中喔.

 

四、我的行動建議

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最後來點我的小小行動建議

關於清單的範圍真的包山包海,舉凡目標、夢想清單,還是自己踩雷的餐廳都是我們可以思考的面相,所以這裡列出四項我自己平常會做且推薦你試試的行動.

1、列五十個夢想清單

這個靈感從王永福老師的電子報獲得啟發,我覺得十分有意思的是五十這個數量,會逼著我們更敢去想像自己可能的未來模樣喔!

2、列五十個不想要清單

與第一個相反,很多時候我們可能不清楚自己想要什麼?但對於「不想要什麼」可能相對容易些,正所謂趨吉(夢想)避凶(不想要)是我們每個人行為背後的核心動機,所以何不雙管齊下試試看?

3、列主題推薦書單

我相信閱讀此篇文章的你,一定也是個熱愛學習的人,回想我們過去閱讀的所有書籍,沒有分類、篩選、輸出,對於大腦來說很有可能就只是「讀過有些印象」而已,然而透過列推薦書單,不只可以幫助你做學習的主題分類外,透過「推薦」的篩選指標,也能逼著我們在腦袋中跑馬燈回顧所有閱讀的書籍,哪些帶給你感動、收穫、幫助呢?

這裡提供我曾寫作的【圖解思考推薦書單】給你參考

嘗試把你心目中的好書找出來並分享給身邊朋友吧!

4、列出你的專業或興趣主題清單清單

舉個我過往從事政府標案為例,雖然在工作中我累積許多大大小小的標案經驗,但如果沒透過問題清單來整理,一來我的經驗無法有效轉為專業,二來則是這些Know How無法轉移,下回遇到相關業務又只能自己處理,其他同仁也不知如何協助.

所以如果這時我們針對承接政府標案的「提案前、執行中、結案後」三大階段,列出相對應可能會遇到的問題,以及我們過往的對策與方法,如此一來上述提到的問題就能迎刃而解.

話說這系列的專欄其實是給我們【圖解力讀書會】學員的補充分享,但我期待讓更多人可以打破對圖解的迷思,一同加入「用畫圖解決職場、人生問題」的行列,所以將持續與大家分享部分精華內容.

當然如果你對於這樣的主題或線上導讀+社群交流的讀書會模式感興趣,歡迎加入我們的共學群喔~